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办公室执行力建设研究
  时间:2011-10-26 字体大小[ ] 点击次数:

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【摘要】办公室在研究所处于承上启下、协调左右、联系内外的位置。加强办公室执行力建设是推进知识创新工程、深入学习实践科学发展观以及办公室自身建设的必然要求。加强办公室执行力建设,要从主客观因素分析出发,围绕中心,服务大局,不断增强办公室人员的个人素质,建立健全各项规章制度,形成规范的执行运行机制,营造良好的创新文化氛围,处理好每个工作细节。

【关键词】研究所 办公室 执行力

“执行力”这一理念来源于企业管理,在现代企业管理、行政管理中频繁出现、广受推崇。随着时代的发展,执行力的理念日益向经济、政治、社会、文化等领域渗透并不断被赋予新的内涵,其核心是把思路、战略、决策、规划与部署付诸实施的能力。任何组织要履行职责、达到目标、完成使命,必须认真分析并不断规范影响组织执行力的各项因素。本文主要对中国科学院各研究所办公室的执行力建设进行探讨。

一、加强执行力建设是新形势下办公室工作的必然要求

(一)加强执行力建设是办公室适应知识创新工程的必然要求
路甬祥院长在2007年中国科学院办公室业务工作会议的书面致辞中指出,办公室(厅)是一个单位机关的枢纽、对外的窗口,是领导的参谋助手,办公室(厅)工作在中国科学院的管理中是一项最具基础性的工作,发挥着服务科技创新、支撑科技创新、促进科技创新的重要作用。
建设创新型国家及实施知识创新工程的新形势,要求办公室必须牢牢抓住服务科技创新这一主线,努力实现三个转变:在角色定位上,要实现从行政服务型向参与政务型转变;在工作方法上,要实现从传统的工作方式向高新技术手段、高效快捷的新型工作模式转变;在工作理念上,要实现从被动服务向主动超前服务转变。办公室必须不断加强管理创新,切实提高执行力,为科技创新的顺利推进做好服务、提供保障。
   (二)加强执行力建设是办公室深入学习实践科学发展观的必然要求
发展是科学发展观的第一要义。在研究所深入学习实践科学发展观,就要紧密联系科技创新实践,着力找准并解决科技创新中影响和制约科学发展的突出问题。对于办公室而言,就要深刻查找思想观念上、实际工作中影响和制约服务科技创新的因素,深刻剖析深层次原因,不断加强执行力建设。
   (三)加强执行力建设是办公室自身建设的必然要求
办公室是研究所综合性办事机构,承担着综合管理和为领导、机关、基层服务的各项任务,处于承上启下、协调左右、联系内外的位置,发挥着传递信息、研究政策、辅佐领导决策的参谋助手作用。办公室整体运转的优劣、工作的好坏直接影响到研究所工作能否正常开展。执行力是办公室的生命线,是办公室工作的核心要素,是办公室履行职责、发挥作用的前提。

二、当前办公室执行力建设面临的困境
   当前办公室执行力建设中存在着诸多难题,主要可以从客观和主观两方面来分析:
   (一)从客观上看,随着知识创新工程的推进,办公室的工作职能不断增加、工作要求日趋提高、工作环境变化巨大,增加了办公室执行力的难度
第一,工作领域越来越宽、承担的任务越来越重。办公室业务范围已不再仅仅以文、秘、档为主,而是向综合性转变,主要包括:秘书、公文管理、印章管理、综合档案管理、所务会组织、重要会议重大活动组织、信息宣传、对外联络、综合协调、工作督办、院士服务、法律顾问联系、安全保卫、消防、绿化、环保、卫生、医疗、行政事务、物业监督协调等,部分单位的办公室还承担着党务、纪检监察、工会、统战、基建、园区管理、财务、资产等工作,而一些临时任务也大都需要办公室来牵头承担、协调落实。
第二,工作的标准越来越高。办公室承担的工作中,既有事关全局的大事,还有关系群众切身利益的实事,既要参与政务,又要管理事务,还要搞好服务,每项工作都要以较高的标准来衡量。近些年来,上级领导机关又要求办公室的部分工作内容实行标准化管理。
第三,工作环境发生巨大变化。随着改革的不断深入,经济建设的快速推进,各种社会矛盾日益突出,突发事件越来越多。这就要求办公室人员必须时刻保持高度的政治敏感性和及时应对处理的敏锐性。稍有不慎,就会陷入被动。
   (二)从主观上看,办公室工作人员知识结构、管理能力和综合协调能力还不能完全适应工作要求
随着机构改革的进行和工作职能的调整,办公室人员不断精简,出现了“一人多职”、“一岗多能”的要求。办公室人员要适应、更要完成不同性质的工作任务,不仅要多办事还要办好事。这就使办公室人员陷于大量事务性工作,时常处于一种应急状态,很难有时间静下心来好好琢磨、对工作进行规律性的总结和归纳,为领导提供有参考价值的建议和方案;加之办公室人员结构、知识结构、工作方法不尽合理,与应然状态还有差距,而科技创新对管理质量、管理能力的要求不断提高,使办公室的执行力大打折扣。

三、办公室执行力建设的有效途径

执行力是研究所可持续发展的关键。作为综合协调部门,办公室应该在执行力建设上发挥主导作用,确保研究所“政令”畅通,各项战略决策、方针政策和工作部署能得到及时有效的贯彻落实。
  (一) “围绕中心、服务大局”是办公室执行力建设的根本和灵魂
   对领导班子决策精神和战略意图的精准理解和领会是提高执行力的前提。加强办公室执行力建设,就要将服务科研工作大局作为出发点和归宿,深刻领会和把握研究所的战略规划和重大决策,紧密围绕研究所的战略目标和中心工作进行认真分析和研究,牢固树立“一切为了科研,为了科研一切”的工作理念,并以此来规划办公室工作的总体目标,凝练办公室的工作重点,推动办公室工作的开展。
  (二)过硬的个人素质是办公室执行力建设的关键
确定工作目标之后,作为执行的主体,人的因素成为影响目标能否得以实现的关键。高水平的科研工作需要高水平的管理队伍,高水平的管理队伍需要高素质的人才。提高办公室的执行力,要求个人必须具备过硬的素质。
   1.合格的政治理论素质。政治素质是国立研究所工作人员的必备素质,是执行的政治保障。办公室人员必须认真学习邓小平理论、“三个代表”重要思想,深入学习实践科学发展观,不断强化政治意识,坚定理想信念,不断提高政治敏锐性和鉴别力,确保任何时候、任何情况都不在政治上出问题;认真学习重要论著和理论读物,真正吃透精神,把握实质,用科学理论武装头脑,提升思想境界和理论水平。
   2.过硬的业务知识和技能。办公室人员必须加强专业知识学习,苦练岗位技能,克服“本领恐慌”,力争成为本岗位的行家里手;要借贯彻实施公共事务管理标准化的机遇,积极参加公文写作、安全保卫、档案管理、信息宣传等方面的培训;要广泛涉猎各学科特别是研究所研究领域的相关知识,不断完善知识结构,力争做到既能主动提出问题又有能力想办法解决、克服问题;要增强创新意识,提高创新能力,努力克服旧的思维方式和工作方法的束缚和羁绊,勇于突破陈规,创造性地开展工作。
   3.较强的综合协调能力。综合协调是办公室的重要职能,办公室成员要不断增强大局意识,跳出部门的小圈子,站在为科技创新服务、有利于研究所发展的角度上考虑问题,开展工作;要学会沟通,善于沟通,保证能够在不同时间、不同情形下开展对内对外、对上对下的综合协调,注重信息沟通,掌握灵活性,体现服务性,努力使协调有力度又适度,积极推进目标任务的完成。
   4.高尚的爱岗敬业精神。办公室人员要牢固树立“管理无小事”意识,细心办事、诚心待人,做到“干一行,爱一行”、“干一行、精一行”;要甘当无名英雄、甘当配角,忠于职守、勤奋工作;要学会换位思考,主动拾遗补缺,自觉补台,做到“领导放心、科研信赖、群众满意”。
   5.坚强的组织纪律性。办公室人员必须牢记是非明于学习,境界升于自省,名节源于修养,腐败止于正气,做到诚信重诺、谦逊谨慎、勤劳吃苦、宽容博大、纪律严明;要不断强化组织纪律观念,严格遵守政治纪律、工作纪律、保密纪律,增强责任意识;要不折不扣地坚决执行领导班子做出的正确决定,按时保质的完成领导班子交办的任务。
   (三)健全的规章制度是办公室执行力建设的基础
   增强办公室执行力,要建立顺畅的沟通渠道,更要形成规范的 “以制度管人、而非人管人”的管理制度体系。应当根据新形势、新情况、新问题,结合工作职能的调整、工作环境的变化,抓住实施公共事务管理标准化的良好契机,逐步修订、完善各项规章制度,规范工作秩序,简化办事环节,明晰办事流程,努力实现工作程序合理化、科学化,使办公室工作有章可循、高效运转,为各项工作的有效执行奠定良好的基础。
   (四)规范的运行机制是办公室执行力建设的保障
   制度的生命力在于执行。从一定意义上说,执行制度比制定制度更为费力、更为重要,也更为紧迫。如果执行总是打折扣,再健全再完善的制度也将成为摆设。相比而言,我们不缺乏制度建设与创新的能力,但缺乏贯彻与落实制度的本领。
   1.完善教育培训机制。要结合实际需要,针对工作中的“短板”组织培训,并对培训情况进行考核和质量评估,增强参加学习培训的动力。要积极为办公室人员争取、提供培训、考察和经验交流的机会,使能力水平不断提高、知识结构不断完善。要注重好的工作方法、工作经验的延续和继承,加强对年轻同志进行“传、帮、带”,尽快提高每个同志的素质和能力。
   2.建立科学的监督考评与激励体系。要科学设定工作任务和责任目标,不断完善考核的程序、标准、办法,强化经常性的监督,加强过程控制。要定期召开工作例会,交流工作心得,开拓工作思路,对各项工作进行阶段性总结与考核,并将其与年终考核挂钩。要引入“PDCA”①的管理模式和理念,注重办公室工作的全面质量管理。好的执行力需要健全的激励机制。要在不同阶段、岗位实施不同的激励政策,采用不同的激励手段、方法和技巧,进行相应的奖惩,促使不断改进。
   (五)良好的创新文化氛围是办公室执行力建设的不竭动力
   执行是一个互动的过程,涉及方方面面的协调和统一,需要有一个和谐的执行环境。要坚持“以人为本”,提倡人性化的管理模式,创造宽松的工作环境。
   1.形成符合单位特色的“执行文化”。提高执行力,离不开科学合理的制度安排,更有赖于良好的组织认同感和向心力。要利用工作例会等多种途径加强沟通与交流,营造良好的工作氛围和融洽的人际关系,不断增强成员的团队意识、协同意识、组织认同感和向心力并渗透到执行的各个环节,发挥出工作集体的能量,形成团结一致、爱岗敬业、成就共享、责任共担的工作集体。
   2.在日常管理中坚持“人本管理”。要注重培育人文素养,使制度执行变成一种责任、义务和精神追求。要把人作为组织管理的出发点和归宿,强调尊重人、关心人、理解人、信任人。要通过个人谈心、集体讨论等途径引导个人增强对工作的认识和理解,调动积极性和主动性,增强事业心和责任感,激发自尊心和成就感。要尊重心理、生理等层面的需求,关心个人价值成长,帮助做好职业生涯设计和规划,促进人的全面自由和谐的发展,实现满意的绩效,增强组织活力。
   (六)工作细节决定办公室执行力建设的成败
   李斯在《谏逐客书》中写到:“泰山不拒细壤,故能成其高;江海不择细流,故能就其深。”执行过程是由无数个细节组成的,每个细节都关乎执行的成败。办公室工作就是由看似琐碎、简单的众多细节组成的,任何一个细节的忽略、马虎,都可能导致被动。因此,加强办公室执行力建设,要将追求完美作为工作习惯,在每个环节连接上、每个细节处理上到位;要从“大处着眼、小处着手”,在细节上不断磨练;要沉下心来,杜绝心浮气躁、浅尝辄止,关注从工作计划制定、修改、完善到工作责任落实的每个细节。惟有如此,才能使办公室工作更加贴近科技创新实践,才能造就完美的执行力。
   建设改革创新、和谐奋进的研究所是一项系统工程,需要科研开发、人才队伍、行政管理、创新文化等各项工作的有效配合、整体推进。办公室工作作为系统工程中的基础工作,只有不断加强管理创新、注重执行力建设,创造性地开展工作,才能朝着“一流的管理”的目标迈进,才能推动改革创新、和谐奋进研究所的建设!

参考文献:
[1]蒋协助.实践·探索·创新.北京:科学出版社,2008.
[2]张若飞.关于提高机关执行力的几点思考.学习与研究,2004(9):60-62.

 
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